Hướng dẫn hạch toán mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên

Chi phí mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN?

Chi phí mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên được xem là khoản phúc lợi trực tiếp. Doanh nghiệp có thể tính khoản này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng đúng điều kiện và hạn mức theo quy định.

Điều kiện để chi phí được chấp nhận

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng bảo hiểm, danh sách nhân viên tham gia và hóa đơn hợp lệ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc trường hợp bắt buộc.
• Quy định về quyền lợi bảo hiểm trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng.
• Hồ sơ chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động theo quy định.

Mức chi phí được trừ

Tổng các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động, bao gồm bảo hiểm sức khỏe, nghỉ mát, hỗ trợ gia đình…, không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.

Công thức:

Lương bình quân 1 tháng = Tổng quỹ lương thực tế trong năm 12

Tổng quỹ lương là số tiền lương doanh nghiệp đã thực trả đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, không bao gồm khoản trích lập quỹ dự phòng tiền lương.

Điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp đưa chi phí bảo hiểm sức khỏe vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

Mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên có phải chịu thuế TNCN không?

Thông thường, phí bảo hiểm sức khỏe phi nhân thọ, không có tích lũy, do doanh nghiệp mua cho nhân viên không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Kế toán cần phân biệt:

• Bảo hiểm sức khỏe không tích lũy: Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN tại thời điểm doanh nghiệp mua.
• Bảo hiểm có tích lũy: Việc khấu trừ thuế được thực hiện theo quy định áp dụng cho bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm có tích lũy, thường phát sinh khi hợp đồng đáo hạn hoặc người lao động nhận quyền lợi.

Hướng dẫn tài khoản và sơ đồ hạch toán mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên

Kế toán lựa chọn tài khoản chi phí theo bộ phận làm việc của người được bảo hiểm:

• TK 642: Nhân viên văn phòng, quản lý và ban giám đốc.
• TK 641: Nhân viên kinh doanh, marketing, bán hàng.
• TK 622 hoặc 627: Công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên quản lý phân xưởng.
• TK 3388: Khoản phải trả cho công ty bảo hiểm.
• TK 111, 112: Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
• TK 334: Phần phí khấu trừ vào lương nếu nhân viên đồng chi trả.

Các bút toán cơ bản

1. Ghi nhận chi phí bảo hiểm

• Nợ TK 642, 641, 622 hoặc 627
• Có TK 3388

2. Thanh toán phí cho công ty bảo hiểm

• Nợ TK 3388
• Có TK 111 hoặc 112

3. Nhân viên đồng chi trả một phần phí

• Nợ TK 334
• Có TK 3388

Việc ghi nhận thuế GTGT và giá trị chi phí cần căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng và quy định thuế áp dụng tại thời điểm hạch toán.

Sơ đồ bút toán hạch toán chi tiết chi phí mua bảo hiểm sức khỏe cho người lao động trong doanh nghiệp

Bộ hồ sơ chứng từ kế toán cần chuẩn bị để quyết toán thuế

STT	Chứng từ	Nội dung cần có
1	Quy chế nội bộ	Nêu rõ quyền lợi bảo hiểm sức khỏe của người lao động
2	Hợp đồng bảo hiểm	Ký giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp bảo hiểm hoặc đơn vị phân phối hợp pháp
3	Danh sách nhân viên	Ghi rõ người tham gia và mức phí tương ứng
4	Hóa đơn	Hóa đơn điện tử hợp lệ do bên cung cấp phát hành
5	Chứng từ thanh toán	Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ hoặc chứng từ phù hợp
6	Hồ sơ bảo hiểm bắt buộc	Chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ BHXH, BHYT và BHTN

Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ để giải trình khi quyết toán và hạn chế nguy cơ khoản chi bị loại.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp chưa đóng BHYT bắt buộc có được trừ chi phí bảo hiểm thương mại không?

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH, BHYT và BHTN bắt buộc cho người lao động thuộc diện tham gia. Việc khoản chi bảo hiểm thương mại có được trừ hay không còn phụ thuộc vào bản chất khoản chi, hồ sơ và quy định thuế áp dụng. Doanh nghiệp nên kiểm tra với đơn vị tư vấn thuế trước khi quyết toán, thay vì mặc định toàn bộ khoản chi đều được chấp nhận.

Mua bảo hiểm sức khỏe cho thân nhân của nhân viên hạch toán thế nào?

Chi phí mua bảo hiểm cho bố mẹ, vợ chồng hoặc con của nhân viên có thể được xem là khoản phúc lợi cho người lao động. Khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định rõ trong chính sách của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ và tổng chi phúc lợi không vượt quá hạn mức 01 tháng lương bình quân thực tế.

Kết luận

Việc nắm rõ các quy định pháp lý và quy trình hạch toán mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên không chỉ giúp bộ phận kế toán thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro bị xuất toán chi phí mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn ngân sách phúc lợi.

Thông tin trên IVIE - Bác Sĩ Ơi và các trang liên kết không thay thế cho lời khuyên y tế, chẩn đoán hoặc điều trị từ các chuyên gia y tế. Để đảm bảo an toàn và hiệu quả, bạn nên tư vấn với dược sĩ hoặc bác sĩ về bất kỳ sản phẩm nào bạn đang sử dụng hoặc dự định sử dụng. Công ty TNHH 1 thành viên ISOFHCARE không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thông tin nào chưa chính xác hoặc việc sử dụng sản phẩm mà không có sự tư vấn của bác sĩ, chỉ dựa trên thông tin từ chúng tôi.